Скучное слово «Оргкомитет». Сразу представляется длинный стол, председатель, дремлющие люди. Но на самом деле оргкомитет — это хороший способ разделения обязанностей и ответственности, возможность координировать усилия, эффективно выполнить задуманное. Как показала практика Новосибирска и других городов, первое, что нужно сделать — это дать широкое объявление о создании оргкомитета по проведению ярмарки. Это можно сделать через СМИ, по телефону или любым другим дешевым и доступным способом.

Правило первое. На первое заседание комитета приглашаются все желающие лидеры НКО. Потом большая часть отсеется, и останутся только самые заинтересованные энтузиасты. Оргкомитет первой ярмарки в Новосибирске состоял из 6 человек. Исключение: если Вы не работаете с политическими и религиозными общественными организациями, в объявлении сразу необходимо сказать об этом.

Правило второе. На каждом заседании должен быть ведущий.

Правило третье. Все решения, принятые на оргкомитете, должны быть записаны и розданы его членам. Скучное дело ведения протоколов помогает избежать лишних дискуссий на следующем заседании. Доступ к протоколам для членов оргкомитета свободный.

Правило четвертое. Повестка следующего заседания должна быть известна заранее.

Правило пятое. Длительность каждого заседания не должна быть больше полутора часов. Как показывает практика, при хорошей организации за это время можно обсудить очень много вопросов.

Правило шестое. Каждый член оргкомитета может входить только в один блок. Минимальное число блоков три: финансовый, организационный, информационный. В Новосибирске, как правило, работали пять. К уже перечисленным добавлялись культурный и содержательный.

Правило седьмое. За работу блока ответственность несет один человек — руководитель блока. Он подбирает себе команду желающих работать в этом блоке из членов оргкомитета и привлеченных им добровольцев. Из команды выбирается заместитель руководителя блока. Они обязаны владеть всей информацией по работе своего блока, передавать ее в информационный блок и представлять на оргкомитете.

Правило восьмое. О времени следующего заседания оргкомитета необходимо договариваться на предыдущем заседании, это сэкономит ваше время.

Для того чтобы выработать общее понимание концепции ярмарки, ее целей, создать общее видение, определить целевые группы, необходимо провести семинар-тренинг для членов оргкомитета. В разные годы в Новосибирске и других городах Сибири для этой цели были использованы различные семинары. Во время подобных семинаров можно наметить направления работы (блоки) оргкомитета, выбрать людей, отвечающих за работу этих блоков, определить приоритеты и составить календарный план, разработать логотип Ярмарки и бланк оргкомитета, анкеты и соглашения. Длительность семинара, как правило, один день.

Правило первое. На семинарах необходимо присутствие тех, кто в дальнейшем будет работать в оргкомитете, поэтому приглашаются все, кто пришел на первую встречу.

Правило второе. Ведущий семинара должен быть профессиональным тренером-консультантом.

Это скорее не шаг, а процесс, который начинается с первой встречи оргкомитета и заканчивается его последней встречей. За эту часть работы отвечает информационный блок. Очень важно во время подготовки к ярмарке не забывать о взаимодействии со СМИ. Информационная кампания позволит вам повысить интерес различных слоев общества к вашему мероприятию, привлечь потенциальных спонсоров, расширить число участников. Как правило, СМИ ориентированы не столько на процесс, сколько на результат, само событие. Более подробно о проведении информационной кампании можно узнать из любой литературы по связям с общественностью (Public Relations).

Правило первое. Для данного блока необходимо выбирать людей, имеющих достаточно свободный телефон. Может быть несколько контактных телефонов, которые используются на всех бумагах и официальных письмах, разосланных от имени оргкомитета.

Правило второе. Все контактные персоны во время подготовки к ярмарке должны обладать полной и одинаковой информацией во избежание недоразумений.

Правило третье. Информацию к распространению от имени оргкомитета лучше иметь в письменном виде на бланке оргкомитета и предварительно согласовать ее на заседании. Никогда не давайте несогласованную информацию! Лучше не давать вообще никакой информации, чем давать неправильную.

Правило четвертое. Человек, отвечающий за информацию, не может поручать это другим лицам. Во время подготовки Третьей ярмарки в Новосибирске произошел курьезный случай. Человек, отвечавший за телефонное приглашение участников, поручил это дело своему приятелю, который и решил подправить «ошибку» членов оргкомитета. Несмотря на то, что ярмарка должна была проходить два дня, 11 и 12 июня, информатор приглашал всех только на 12 июня, мотивируя это тем, что в рабочий день никто на ярмарку не придет.

Правило пятое. Относитесь к информации с уважением.

Планирование бюджета — одна из основных частей при подготовке к ярмарке. Для его планирования можно использовать различные приемы. Например, метод пиццы. Это очень наглядный метод. Какие компоненты являются необходимыми, чтобы пицца была пиццей? Это прежде всего тесто, томатная паста и сыр. Так и с бюджетом ярмарки. Прежде всего необходимо определить, без чего ярмарка вообще состояться не может. Для разных городов это необходимое может быть разным. Например, оргкомитет Первой ярмарки в Новосибирске считал, что самое важное — это помещение, а в Барнауле второй год ярмарки проходят под открытым небом. После определения основных статей бюджета добавляются те статьи, которые могут сделать мероприятие более красочным и интересным. Как в пицце — колбаса, грибы или еще что-нибудь.

Правило первое. Прежде чем составить общий бюджет, необходимо составить бюджет по блокам.

Правило второе. Необходимо выбрать организацию, на чей счет будут переводиться финансовые средства от спонсоров и всех, кто готов поддержать ваше мероприятие, например, от местных органов власти. Важно, чтобы этой организации доверяли как члены оргкомитета, так и потенциальные спонсоры.

Правило третье. Все решения об использовании средств принимаются только оргкомитетом, решение заносится в протокол и доводится до всех членов оргкомитета.

Правило четвертое. Изменение статей бюджета также принимается коллегиально.

Правило пятое. Расходование наличных денег оформляется по всем правилам, с предоставлением кассовых чеков или других необходимых документов.

Этот шаг может быть и четвертым, если вы хотите планировать ярмарку в зависимости от собранных средств. Методы сбора средств хорошо описаны в любом пособии по фандрайзингу. Но, как показывает опыт многих сибирских городов, часто спонсорами ярмарок становятся представители местной власти. Их спонсорская помощь выражается не столько в непосредственном финансировании, что иногда тоже происходит, сколько в предоставлении бесплатного помещения, необходимого оборудования, транспорта, печати пригласительных билетов, буклетов, грамот и т.д. Интересно также, что спонсорскую помощь могут оказать и представители местного мелкого и среднего бизнеса.

Правило первое. Поиск средств необходимо начинать как можно раньше, скажем, месяца за три до планируемого события.

Правило второе. Письма, официальные обращения в коридорах власти продвигаются очень медленно, по инстанциям, требуют тщательного оформления. Для ускорения процесса хорошо, когда в оргкомитет входят представители власти.

Правило третье. Деньги никогда не бывают лишними, поэтому начинайте работать с большим количеством спонсоров. Просьба о финансовой и другой помощи имеет еще вторую сторону: она служит распространению информации о событии и проблеме, которую вы хотите решить.

Правило четвертое. Будьте вежливыми, но настойчивыми. После рассылки писем не поленитесь позвонить в организацию и поинтересоваться судьбой вашего письма.

Правило пятое. Этическое. Члены оргкомитета, отвечающие за сбор средств, выступают от имени оргкомитета, а не от имени своей организации.

После того, как определено место, сформирован бюджет и почти найдены все необходимые средства, самое время подумать о сценарии ярмарки. В принципе, без сценария можно обойтись, если вы хотите, чтобы во время проведения ярмарки царили хаос и неразбериха. Сценарий — это программа проведения ярмарки. Во время составления сценария, который обычно готовит организационный блок, и обсуждают руководители других блоков, определяется время и место проведения тех или иных мероприятий в ходе ярмарки, например, «круглых столов», дискуссионных клубов, пресс-конференции, конкурса на лучший стенд, концерта и всего, что вы еще можете придумать. Определяется также порядок открытия и закрытия ярмарки, число выступающих. Во время обсуждения выявляются потребности в необходимом оборудовании: микрофонах, освещении, фото и видео камерах и т.д. Четко расписывается, чем будет заниматься каждый член оргкомитета во время работы ярмарки. Это важная часть сценария, которая была забыта при проведении Первой ярмарки в Новосибирске. В результате каждый член оргкомитета, являясь в то же время руководителем одной из организаций, ею в основном и занимался, поэтому часть намеченных мероприятий просто не состоялась.

Правило первое. Сценарий начинается с момента открытия и заканчивается моментом закрытия.

Правило второе. Во время составления сценария удобно использовать следующий способ. Название и длительность всех желаемых событий пишутся на отдельных листках бумаги, которые затем располагаются в том порядке, который устраивает всех и соответствует целям Ярмарки.

Правило третье. Чем более подробно расписан сценарий, тем легче будет работать во время Ярмарки.

Правило четвертое. Формируя порядок выступления официальных лиц, не забывайте об иерархии. Для представителей органов власти это очень важно.

Правило пятое. Лучше перехвалить, чем недохвалить. Не забудьте во время церемоний открытия и закрытия поблагодарить всех, кто поддержал ваше мероприятие.

Правило шестое. Празднуйте. Нашли деньги — сделайте концерт. Если вы между номерами вставите объявление о награждении победителей, благодарности спонсорам и организаторам ярмарки, членам оргкомитета и добровольцам, то это станет эмоциональной завершающей точкой вашей тяжелой работы. Нет денег — сделайте то же самое, но без концерта.

«Ура, мы это сделали!» — может быть, так вам захочется прокричать в предпоследний день перед ярмаркой. Но не спешите радоваться. Самое главное впереди, завтра. Даже если оргкомитет поработал, на ваш взгляд, очень хорошо, но сама ярмарка прошла плохо — никто вам спасибо не скажет. Вы же еще и виноваты будете. Так что не расслабляйтесь. Отдыхать будете после последнего заседания оргкомитета — через неделю после ярмарки. Что главное во время проведения? Горький опыт показывает: главное — это правильно разместить участников. Этим должен заниматься специальный блок размещения, который начинает свою работу с того момента, когда окончательно известно место проведения и число участников. Он делает план помещения и определяет размер площади для презентации каждой организации. Подсчитывает наличие стендов, столов, стульев и другого выставочного оборудования. Составляет план размещения. Можно использовать любой принцип: по алфавиту, по сроку работы, по районам города. В Новосибирске с самого начала используется размещение НКО по направлениям деятельности: легче общаться, находить будущих партнеров, удобнее для посетителей. Такой же принцип используется и в других городах Сибири. Группа размещения — важная группа оргкомитета. Ее руководитель должен быть очень ответственным человеком, иметь возможность появиться на ярмарке на пару часов раньше открытия и уйти позже. Размещением могут заниматься специально привлеченные для этого добровольцы, не принимавшие участия в работе оргкомитета. На последней ярмарке в Новосибирске с этим прекрасно справились руководитель блока и группа подростков, членов молодежной организации.

Правило первое. Разметка мест в помещении должна быть закончена за два-три часа до официального открытия ярмарки.

Правило второе. Все участники должны получить свои номера для размещения прямо на входе. В экстренных случаях возможно перемещение участников, но лучше этого не делать.

Правило третье. Все перемещения и изменения в размещении автоматически фиксируются на плане размещения.

Правило четвертое. На ярмарке необходимо иметь постоянно действующий информационный центр, в задачу которого входит выдача любой информации относительно происходящего события. Сюда стекается вся информация об изменениях программы, порядка размещения и т.д. Информационный центр может быть частью группы размещения.

Правило пятое. Каждый участник и гость ярмарки должен иметь программу и план размещения стендов участников. Если нет возможности сделать достаточное количество копий, то сделайте план размещения на большом листе и вывесите его на входе или в информационном центре.

Правило шестое. Не будьте слишком скромными. Если члены оргкомитета и другие организаторы будут иметь именные таблички — это великолепно. Каждый участник сможет сказать вам слова благодарности или возмущения, что крайне необходимо для последующей оценки работы. Кроме того, так легче работать с лицами, отвечающими за помещение: комендантами, вахтерами, а также с представителями СМИ.

Этот шаг не обязателен, если вы намерены ограничиться только одним-единственным мероприятием. Но если вы имеете в виду, что ярмарка не конец, а начало последующей деятельности, он крайне необходим. Во время этого шага вы составляете реальный бюджет ярмарки, анализируете анкеты, мнения прессы, собственные впечатления. Он важен еще и потому, что появляется лишний повод собраться членам оргкомитета и открыто высказать претензии друг к другу, если таковые возникли во время работы. Это помогает разрешить назревшие конфликты и преодолеть противоречия. Реальный бюджет ярмарки важен потому, что с этической точки зрения необходимо не только сказать спасибо спонсорам, но и показать, на что были израсходованы их деньги. Для всех участников ярмарки также важно знать, что проведенное мероприятие — это не «халява», а результат упорного и бесплатного труда многих людей. Для оценки результатов ярмарки можно использовать анкетирование участников и гостей, подсчет числа различных категорий посетителей, «Книгу отзывов» и другие методы.

Правило первое. Заключительное заседание должно состояться не позже чем через 10 дней после окончания мероприятия.

Правило второе. При составлении реального бюджета должен быть учтен труд всех добровольцев. Лучше всего это делать в человеко/часах, а затем пересчитать в рублях, исходя из средней зарплаты в вашем регионе. Такая методика может быть использована и в других случаях работы добровольцев. Члены оргкомитета во время одной из первых встреч заполняют специальные анкеты, что облегчает подсчет их труда. Руководители блоков сами оценивают труд своих добровольных помощников.

Правило третье. Результаты оценки ярмарки желательно размножить и разослать всем спонсорам, членам оргкомитета и другим заинтересованным лицам. Если есть возможность довести итоговую оценку работы ярмарки до всех участников, то это просто великолепно. Ее можно также опубликовать в СМИ.