Дистанция: практика дистанционной работы

Дистанция слайдер

Дата начала: 27.04.2020

Дата окончания: 30.09.2020

Мы реализуем проект «Дистанция»: 7 вебинаров по 40 минут.

Термин «Дистанция» имеет несколько значений:

  • В спорте – это расстояние от стрелка до цели, от старта до финиша.
  • В условиях карантина – это безопасное расстояние между людьми.
  • В обычной жизни – это расстояние между двумя объектами.

Мы хотим, чтобы вынужденная дистанция между людьми не влияла на попадание в цель :)

Проект полезен некоммерческим организациям, инфраструктурным НКО, Ресурсным центрам, Соседским центрам, неформальным группам, активистам местных сообществ и заинтересованным представителям органов власти.

Вы узнаете как продвинуть или внедрить с нуля технологии дистанционной работы.
Познакомитесь с новыми инструментами. Это всё позволит вам быть более устойчивыми после пандемии.

Суть проекта

Серия вебинаров охватит нижеследующие темы. Мы будем добавлять ведущих и даты вебинаров. Возможно, то некоторые темы мы немного поменяем, исходя из запросов, которые будут сформулированы на первых вебинарах.

1. Вебинар первый: Антикризисные меры, мотивационные аспекты, снижение психологической напряженности и противодействие панике сотрудников (развитие лидерского потенциала) — 30 апреля, 10.30 по Московскому времени.
Ведущий — Анна Астахова, НП ИнА-Центр, специалист по PR и по активизации местных сообществ; опыт работы на телевидении и во власти, г.Новосибирск.

2. Вебинар второй: Тайм-менеджмент — 13 мая, 10.30 по Московскому времени. Мы поговорим о том,
• действительно ли продуктивные люди делают больше;
• какие приложения для компьютера и телефона помогут вам концентрироваться на задачах;
• какие 5 принципов помогают поднять продуктивность;
• как не терять качество работы при удаленном контакте.
Ведущий — Женни Михелёва, продюсер экспертов, маркетолог, экс-руководитель некоммерческой организации с оборотом более 10 млн в год, экс-директор по развитию крупнейшего за Уралом ресурса семейной тематики. Ведет клиентов по всему миру удаленно. Входит в топ-11% самых продуктивных людей по мнению проф.сервиса управления задачами Todoist.com по итогам 2019 года.

3. Вебинар третий: Как организовать дистанционное взаимодействие сотрудников — мозговые штурмы, обсуждения и тд. (развитие навыков планировать и оценивать работу, оперативно и эффективно обмениваться информацией) — 15 мая, 10.30 по Московскому времени.
Ведущий — Алексей Кузьмин, международный консультант по оценке программ и организационному развитию, компания «Процесс Консалтинг», г.Москва.

4. Вебинар четвертый: Организация рабочего места для удаленной работы – от психологических аспектов до требований к оборудованию и лайфхаков — 28 мая, 10.30 по Московскому времени.
Ведущий — Ирина Решта (МОФ СЦПОИ и НП ИнА-Центр), системный аналитик, канд.техн.наук, эксперт по разработке социальных проектов, по оценке социальных проектов и программ, член правления Ассоциации Специалистов по Оценке Политик и Программ.

5. Вебинар пятый: Лучшие практики и лайфхаки организаций, оказывающих прямую помощь в условиях карантина, этические вопросы взаимодействия с клиентами (в том числе технологии работы с клиентами, социальные технологии, технологии обеспечения работы офиса и Доступность для клиентов и оказание социальных услуг) — 4 июня, 10.30 по Московскому времени.
Ведущий — Денис Камалдинов (РОО «Гуманитарный Проект»), канд.мед.наук эксперт по управлению, стратегическому планированию и организационному развитию, финансовому управлению, оценке социальных проектов и программ.

6. Вебинар шестой: Технические аспекты удаленной работы, обзор различных платформ для удаленной работы, современное программное обеспечение и Материально-техническая база — 26 июня, 10.30 по Московскому времени.
Ведущий — Павел Панин (МОФ СЦПОИ и НП ИнА-Центр), член общественного совета при министерстве труда и социального развития НСО, эксперт по независимой оценке качества условий предоставления социальных услуг; по оценке качества жизни людей с ментальными особенностями, член правления Ассоциации Специалистов по Оценке Политик и Программ.

7. Вебинар седьмой: Безопасность и надежность хранения информации, в том числе финансовой. Обеспечение работы финансового отдела.

Регистрируйтесь на участие в проекте здесь!

Ссылки на полезные материалы, записи вебинаров и лучшие практики по темам вебинаров

Запись вебинара №4: Организация рабочего места для удаленной работы – от психологических аспектов до требований к оборудованию и лайфхаков

Ведущий — Ирина Решта (МОФ СПОИ, НП ИнА-Центр). Делимся с Вами записью вебинара:
🤪 На 6.42 мин видео — чек-лист для тех, кто ведёт вебинар, совещание или консультирует дистанционно,
см. Чек-лист1 для видеосвязи
😉 На 17.27 мин видео — чек-лист для тех, кто работает на удалёнке «сам по себе»,
см. Чек-лист2 для кабинетной работы
🤔 На 23.57 мин видео — чек-лист для тех, кто участвует в дистанционном мероприятии,
см. Чек-лист3 для участников совещаний
🤖 На 25.08 мин видео — про требования к оборудованию.
📱 На 28.04 мин видео — лайфхаки про телефон со скриншотами приложений.
🐴 На 34.18 мин видео — советы для трудоголиков.
Всего 40 минут.
Также делимся сокращенной презентацией.

Запись вебинара №3: Как организовать дистанционное взаимодействие сотрудников

Ведущий — Алексей Кузьмин, компания «Процесс Консалтинг». Делимся с Вами записью вебинара. Также делимся презентацией, в которой содержится список литературы и ссылки на сервисы.

Продуктивные совещания: советы Стива Джобса, Илона Маска и Мариссы Майер

Марисса Майер, CEO Yahoo
1. Данные и еще раз данные
Майер уверена, что совещание не проведешь эффективно без статистики и фактов. Данные уравнивают: будь вы стажер или вице-президент, вас выслушают, если ваши тезисы подтверждаются фактами. Принимая решения на основе цифр, можно избежать бесконечных дебатов и организационных интриг. Businessweek так писал о Yahoo:
Майер запрещает говорить на совещаниях что-нибудь вроде «мне нравится, как теперь выглядит экран». Она призывает аргументировать: «Эксперименты на сайте показали, что этот вариант на 10% эффективнее».
Конечно, хотя так можно ускорить принятие решений, это может отвернуть сотрудников от работы с качественной информацией. Майер рассорилась с дизайнерами, когда пыталась протестировать 41 вариант цвета для одного из элементов страницы; все это были оттенки синего.
2. Задавайте вопросы, чтобы решить проблему раз и навсегда
Майер постоянно задает уточняющие вопросы, чтобы быть уверенной, что коллеги не полагаются на сомнительные данные или недоказанные предположения. В ее мире все просто: если вы не готовы подкрепить свои заявления, вы в принципе не готовы представлять свои идеи. Она ожидает от подчиненных способности компетентно отвечать на вопросы: откуда эта информация? Какова была методика исследования? Чем это подтверждается?
3. Проводите микросовещания
В Google Майер проводила по 70 совещаний в неделю. Как она вообще успевала что-то делать? Тут помогали микросовещания, буквально по 10 минут: Майер вынуждала людей уложиться в эти короткие отрезки времени.

Илон Маск, CEO Tesla и SpaceX
1. Опирайтесь на факты, а не на опыт
Маск считает, что решения не должны основываться на прошлом опыте. Ситуацию нужно сводить к самым базовым основаниям, а затем рассуждать логически. Вот пример: когда Маск оценивал стоимость будущих ракет SpaceX, он мог оттолкнуться от уже продающихся на рынке ракет. Но опираться на этот «здравый смысл» — это противоречит его принципам. Его команда проанализировала, какие детали нужны для ракеты, а потом изучила цены на сырье. Коллеги Маска были поражены, поняв, что они могут создать ракету за 2% обычной цены. Глядя на ситуацию с самого низу, Маск отметает аргументы вроде «ну, обычно ракеты стоят столько» или «так мы делали в NASA».
2. Люди должны быть суперготовы
Маск руководит двумя новаторскими компаниями и работает практически семь дней в неделю. Он эксперт практически во всех вопросах бизнеса обоих компаний, и это вынуждает сотрудников тщательно готовиться к совещаниям. Один из них писал на сайте Quora: «Если вы не готовы, он даст это понять. Если он задает разумный уточняющий вопрос, а у вас нет ответа, что ж, всего хорошего…»
Маск сам задает стандарт для всех своих сотрудников на совещаниях. Вы, конечно, не обязаны работать по семь дней в неделю, но ваше отношение к делу задает тон для всей компании. Это касается и совещаний.
3. Напоминайте о долгосрочной стратегии
После третьего провального запуска ракеты Falcon 1 над SpaceX нависли тучи. Маск понимал, что нужно быстро все исправить и как можно скорее организовать успешный запуск. Он организовал встречу для своей утомленной и деморализованной команды, в результате чего сотрудники SpaceX взялись за работу еще усерднее и меньше чем за два месяца подготовили практически безупречный запуск. Как это получилось? На том ключевом совещании Маск просто повторил цель SpaceX: запустить ракету на орбиту. Он обещал им победу, заявив: «Я со своей стороны никогда не сдамся — никогда». Команда бросилась на поиски решения в ближайшие же часы.
Иногда в работе над большим проектом команда забывает, как ее работа вписывается в общую картину. Умные лидеры вроде Маска понимают, когда нужно выступить на собрании и подстегнуть людей.

Стив Джобс, бывший CEO Apple
1. Пусть совещания будут неформальными и постоянными событиями
Джобс, как и Маск, интересовался всеми аспектами работы компании. В Apple, как писал Entrepreneur Magazine, царил приоритет качества над количеством, поэтому совещания были неформальными, и каждую неделю, если не каждый день, достигались новые важные результаты. Держать команду в тонусе нельзя с помощью еженедельных совещаний — это приходится делать каждый день. Джобс управлял Apple как стартапом. Эти встречи предназначались не для микроменеджмента его команды, а потому, что он хотел вникать во все.
Попробуйте сделать, как Джобс: на еженедельном собрании пройдитесь по работе всей компании. В интервью CNN Джобс объяснял свои мотивы: «Я хочу, чтобы сотрудники принимали решения не хуже, а то и лучше меня. А чтобы это сделать, нужно, чтобы они знали все не только о своей части дела, но обо всей компании».
2. Как можно меньше людей
Джобса раздражали совещания, на которых было слишком много людей. Он хотел, чтобы люди работали, а не сидели в переговорках. Если им особенно нечего добавить, пусть они лучше потратят время на что-то другое.
На одном из совещаний с рекламным агентством Джобс осмотрел комнату и увидел сотрудницу, которая обычно на такие встречи не ходила. Уточнив, кто она, он отрезал: «Думаю, мы в вас не нуждаемся на этом совещании», и тут же перешел к следующему пункту повестки. Он применял те же стандарты и к себе. Когда президент Обама пригласил его на встречу с участием других технологических светил, Джобс отказался, посчитав, что на собрании и так уже слишком много людей. Он не терпел тех, кто просто сидит и слушает, в том числе если таким человеком оказывался он сам.
3. Добивайтесь публичной ответственности
В конце совещаний в Apple на каждую задачу назначался прямо ответственный за нее человек. Поскольку это делалось прилюдно, это повышало вероятность, что к следующей встрече задача будет решена.
Поскольку совещания проходят часто, а участников на них немного, люди, которые берутся за задачи, оказываются в центре внимания. Эта публичная ответственность — один из инструментов, которые Apple использует, чтобы добиться от людей большего. Кроме того, отсутствие прямой ответственности может быть разрушительным для проектов, особенно когда речь идет о работе большой команды..

Запись вебинара №2: Тайм-менеджмент

Ведущий — Женни Михелева. Делимся с Вами записью часового вебинара. Также делимся презентацией, в которой содержится список литературы и перечень программ с примерами.

Трекеры времени

Как ни странно, но большинство материалов по тайм-трекерам датировано примерно 2016 годом — видимо, на то время пришелся пик их внедрения, и теперь те, кто жаждал контроля, могут наслаждаться уже апробированными приложениями.

20 правил тайм-менеджмента, которые вы не успели освоить: время есть всегда, не хватает приоритетов.

Дизайнер из Монреаля Этьен Гарбульи долгое время страдал от неумения управлять своим временем и нагрузкой. Но потом научился, и в прошлом году его презентация «Приемы тайм-менеджмента, которые мне следовало освоить в 20 лет», стала самой популярной на SlideShare. Журнал Fast Company выбрал из нее главные 20 советов.
1. Время есть всегда. Вопрос времени — это вопрос приоритетов.
Время никогда не кончается. Если вы не успели что-то сделать к моменту дедлайна, значит, вы не считали это дело настолько срочным или приятным, чтобы отдать ему приоритет перед остальными занятиями.
2. День заполняется делами быстрее, чем вы ожидаете.
Планируйте промежуточное время. Как говорил основатель Ruby on Rails и Basecamp Дэвид Хэнсон, «на каждый день планируйте не более 4-5 часов реальной работы».
3. Работайте больше, когда дело спорится, а в противном случае расслабляйтесь.
Иногда вы будете чувствовать себя не в форме, но в другие дни сможете сохранять сосредоточенность по 12 часов подряд. Пользуйтесь такими моментами.
4. Откажитесь от многозадачности.
Исследования показывают, что мозг тратит энергию, перебрасывая фокус внимания с одного предмета на другой. Многозадачность истощает мозг в течение дня.
5. Мы более сосредоточены и продуктивны, когда время ограничено.
Работа всегда заполняет все отведенное на нее время, так что ставьте более близкие дедлайны.
6. Работа — лучший способ начать работать. Начните с малых дел, чтобы набрать ритм.
В 8 утра бизнес-план, который нужно сегодня закончить, кажется угрожающим. Настройте свой мозг в верном направлении с помощью легких задач, например, ответов на важные письма.
7. Готовьтесь к тому, что работу надо будет переделывать. Перфекционизм удушает.
Генерал Джордж Паттон когда-то сказал: «Хороший план, выполненный сейчас, лучше, чем идеальный план, выполненный через неделю».
8. Более долгий рабочий день не равняется более высокой продуктивности. Ограничения — это возможности.
Не обманывайте себя надеждой, что сидение за столом каким-то образом приведет к тому, что работа будет сделана. Сделайте все возможное, чтобы закончить текущие задачи до конца нормального рабочего дня и не сидеть по ночам.
9. Разделите бездумные и стратегические задачи, чтобы работать продуктивнее.
Идеальная ситуация — это когда вы сначала только обдумываете идеи, а потом только исполняете их. Если вам постоянно приходится останавливать работу, чтобы что-то переосмыслить, вы замедляетесь.
10. Устраивайте важные встречи в начале дня. Время перед встречами часто проходит впустую.
Если важная встреча назначена на 4 дня, тревога может проснуться в вас гораздо раньше, и мысли о встрече будут долго отвлекать вас. Старайтесь покончить с такими встречами в начале дня, чтобы потом работать, уже не волнуясь о них.
11. Планируйте встречи, разговоры по телефону или в чате друг за другом, чтобы высвободить время для работы без перерыва.
Если вы в течение всего дня отвлекаетесь на общение, вы не сможете войти в состояние «потока».
12. Научитесь обходить прокрастинацию. Прокрастинируйте в промежутке между интенсивными рабочими моментами.
Попробуйте «метод помидора», придуманный Франческо Сирильо. Он с помощью таймера разбивал свою работу на 25-минутные блоки с 5-минутными перерывами. Можно попробовать и какое-то другое расписание — главное, чтобы оно настраивало вас на выплески упорного труда.
13. Разбивайте большую задачу на маленькие блоки.
Футбольный тренер Ник Сабан следует такой же философии: он не настраивает своих игроков на победу в чемпионате, а учит их сосредоточиваться на той задаче, которая прямо сейчас перед ними: пас, гол и так далее.
14. Не бывает, что у двух задач ровно одинаковая степень важности. Всегда можно расставить приоритеты.
Ежедневные списки дел вполне эффективны. Но составляйте их так, чтобы «убрать рабочий стол» не было на одном уровне с «заполнить налоговую декларацию».
15. Всегда выбирайте что-то одно, что вам точно надо успеть за сегодня.
И направляйте свою энергию на то, чтобы сделать это как можно раньше.
16. Делегируйте и учитесь пользоваться другими людьми.
Чтобы быть по-настоящему эффективным, научитесь не бояться передавать работу кому-то еще. «Если кто-то может сделать ваше дело хотя бы на 80% так же хорошо, как и вы, делегируйте!» — говорит Джон Максвелл, автор книги How Successful People Think.
17. День прошел — переверните страницу. Думайте только о сегодня и о завтра.
Не отвлекайтесь на мысли о прошлых успехах или провалах.
18. Ставьте дедлайны для всего. Ни одна задача не должна предполагать неопределенное время решения.
Когда вы тратите слишком много времени на проект или слишком долго откладываете дело, это приводит к стагнации. Покончите с этим и двигайтесь дальше.
19. Всегда все записывайте.
Не рассчитывайте, что будете помнить все хорошие идеи, которые когда-либо пришли к вам в голову. Берите что угодно — блокнот, доску, Evernote — и делайте пометки.
20. Также записывайте посторонние мысли, которые приходят вам в голову во время важной работы, чтобы они вас не отвлекали.
Вы отодвинете их в сторону, но при этом не забудете.

Календарь on-line событий для НКО

Центр развития благотворительности и социальной активности «Благосфера» создала календарь — это инструмент планирования времени для организаторов, благодаря которому мы, НКО, не будем планировать свои важные события на одно и то же время. Теперь нам не нужно искать информацию по всему интернету и ломать голову, как все успеть – можно просто зайти в этот календарь, выбрать онлайн-события для себя и тут же занести их в свое расписание. Наши вебинары тоже есть в этом календаре :)

Запись вебинара №1: Как команде НКО оставаться в ресурсе в новых условиях и быть эффективными каждый день

Ведущий — Анна Астахова (МОФ СЦПОИ). Делимся с Вами записью 40-минутного вебинара. На вебинаре участники получили инструменты снижения напряженности и узнали, как остаться ресурсными в нестандартных ситуациях (концепция проактивного мышления, круги влиния и забот).

Немного о проактивном мышлении

В концепции проактивного мышления есть круг забот и круг влияния. Подробнее — в книге С.Кови «Семь навыков эффективных людей».

Рискометр. Оценка деятельности НКО

Инструмент «Рискометр» создан для самоанализа деятельности НКО. Это независимая информационная платформа, где по итогам прохождения теста представители НКО могут получить оценку рисков при несоблюдении законодательства и этических норм работы НКО с экспертными заключениями по основным проблемам. Инструмент разработан Ассоциацией «Все вместе» и доработан экспертами Ассоциации «Юристы за гражданское общество».

В период быстрых изменений и объёмов информации эффективно встраивайтесь в материал и используйте максимум возможностей.